關於《蘭花寶典》這本書

信懷南 2016 年10月16 日《信懷南專欄》10 月 20 日上網

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        《蘭花寶典》是我 2016 年出版的四本書之一﹐這四本書是《梅花寶典》﹐《菊花寶典》﹐《蘭花寶典》﹐和《舊案信評》。這四本書合稱為《信門四笈》很有點武林秘笈的味道。

        這四本書中《梅花寶典》是談一般管理﹐《菊花寶典》和《蘭花寶典》是談專案(項目)管理。通常武俠小說中的男主角﹐鐵定大難不死﹐無意中在深谷山洞的牆上看到一些圖畫。武俠小說的男主角知道這些圖畫是絕世武功的練法。怎麼練﹖得有人教。如果說《菊花寶典》是山洞牆上的圖畫﹐而《蘭花寶典》就是解釋這些圖畫的文字說明。

        「專案 (project)」的字源來自拉丁文﹐原來的意思是﹕「明確設計」和「朝預定目標移動」﹐但這究竟是什麼意思呢﹖也許我用中國四大古典名著之一的《西遊記》來說明什麼是專案比較容易讓人明白些﹕

        唐僧奉命去西域的目的是取經﹐因此﹐專案的要素之一就是目標(objective) 要很明確地事先定好。

        去取經是要行動 (action) 的。行動是主動出擊而非守株待兔﹐現代管理人愛說的 make things happen! 是專案的要件之二。

        第三﹐專案要有一個起點和一個終點﹐這和一般管理截然不同。唐僧從長安出發(起點)﹐回到長安(終點)﹐不能像肉包子打狗一去不回﹐也不能沒完沒了來一個 open end 的漫遊記。

        做任何事都需要鈔票。又要馬兒好﹐又要馬兒不吃草﹐天下哪有這種馬﹖唐僧帶了多少盤纏上路﹐錢用光了怎麼辦﹖全靠化緣﹖風險太高了點吧﹖ 《西遊記》作者吳承恩沒有交待。總之﹐錢﹐講得專業點﹕預算﹐是構成專案的要件之四。

        專案最重要的元素是人。如果《西遊記》是一個專案﹐唐僧當然是專案經理﹐這可以一看就知道﹐因為只有他騎馬﹐其他的專案參與者孫悟空﹐豬八戒﹐沙和尚都是靠兩條腿走路的。這三個專案的核心隊員各司其職﹐沙和尚牽馬﹐豬八戒挑行李﹐孫悟空打架。唐僧非技術性專案經理﹐把這三個傢伙管得服服貼貼的﹐真有兩把刷子。

        專案有它的時效 (timing)。時效可以從兩方面來看﹕一方面是「生命週期 (Life Circle」。換句話說﹐任何一個專案都會有不同的階段﹐每個階段有它該做的事。另方面﹐所有該做的事﹐哪些該先做﹖哪些可以後做﹖哪些事可以和其他的事一起做﹖哪些事必須等其他的事做完後才能做﹖這些都是屬於時效的範疇。《西遊記》專案的時效很簡單﹕本著「未晚先投宿﹐雞鳴早看天」原則﹐好像沒什麼 Overtime 那套。

        最後﹐專案的行為(behavior) 和目標不但要有一定的標準 (standard)﹐還要能衡量 (measurable)。《西遊記》專案的明星要角是孫悟空﹐老孫犯了錯照樣受罰﹐這就表示標準已經樹立。

        那什麼又是管理呢﹖如果我們不把什麼是管理說清楚﹐只說﹕「專案管理就是管理專案」這說了等於沒說。我認為管理包括四個主要工作﹕計劃 (planning)﹔執行(execution)﹔管控(control)﹔和溝通(communication)。當然﹐管控也包括風險﹐危機管理﹐和表現評估在內。

        我曾經提到過《追求卓越》的作者﹐我們這代的管理理論大師唐彼得(Tom Peters) 預言21 世紀的白領工作﹐ 100%是專案工作。如果我們用上面給專案管理下的定義﹐豈止白領工作﹐我們日常生活中大焉者如擇偶成家﹐找事立業。小焉者如上街購物﹐請客吃飯﹐都屬於專案管理的範圍。活學活用專案管理的觀念和技巧﹐你我的生活一定比較平順﹐這是為什麼我認為 20 歲以上的老中都應該熟讀《蘭花寶典》的原因。

        有一個人有天看見一個拿著弓箭的人﹐也看到一支箭正中紅心﹐於是對這個人說﹕「老兄真是神射手﹐百步穿楊﹐一箭中的﹐佩服﹐佩服。」那人說﹕「我射箭向來是先把箭射出去後再畫紅心﹐如此萬無一失。」

        這雖然是個笑話﹐但也一針見血點出了專案管理的難處。我們要射的箭靶﹐也就是專案的目標﹐不但不能在箭射出去後再補畫上﹐大多數時間目標還是移動的﹐這是專案經理面臨的最大挑戰﹐怎麼管理移動目標 (moving target)的專案。我出版《信門四笈》的目的﹐是提供有志向上的老中﹐人不分男女老幼﹐地不管東西南北﹐不但有三本教戰守則﹐還加上一個跳出框框思考的奇書。也算是掌門人在青苔上除了留下些腳印外﹐也留下幾個路標。